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Gestion dune concession automobile

DMS (pour Dealer Management System) est un progiciel intégré de gestion d’une concession automobile. Il comprend les trois modules suivants : a. DMSVN : gère le commercial des véhicules neufs et d’occasion. b. DMSAPV : gère les ateliers de maintenance (y compris la main-d’œuvre, les pièces de rechange et les opérations de sous-traitance), la garantie et les compagnes de rappel. c. DMSPR : gère les magasins de pièces de rechange (Achats, stocks, facturation et inventaires). Chacun de ces modules est présenté plus en détail dans ce qui suit. A. Présentation de DMSVN : (Dealer Management System pour la gestion des véhicules neufs) DMSVN est le module de gestion de la vente des véhicules neufs du DMS (la gestion des véhicules d’occasion est en projet). Il gère la vente de véhicules pour les agents commissionnaires et pour les agents revendeurs. Cette gestion prend en charge plusieurs concessionnaires de constructeurs vendant des véhicules de différentes versions, de différents modèles appartenant à différentes marques. Pour les agents commissionnaires, ce module gère les commandes de véhicules pour les clients et pour le show-room, les réceptions et le stockage, les inventaires tournants et de fin d’année (pouvant être réalisés avec les lecteurs de codes à barres), les livraisons aux clients et la facturation des commissions aux concessionnaires concernés. Il prend en charge également les ordres de transfert entre les agents émis par les concessionnaires des constructeurs. Pour les agents revendeurs, ce module gère les commandes de véhicules pour le compte de clients prédéfinis et pour l’agent, les réceptions et le stockage, les inventaires tournants et de fin d’année (pouvant être réalisés avec les lecteurs de codes à barres), les livraisons aux clients, la facturation et les avoirs sur factures partiels ou globaux. Ce module gère cinq modes d’achat avec les tarifs y afférents. Ces cinq modes d’achat sont : TTC, ANDI, CNAC/ANSEJ, LICENCE AM (licence ancien moudjahid) et LEASING. Il gère également l’application des taxes publiques aux modes d’achat concernés et les livraisons avec crédit fournisseurs. DMSVN prend en charge, de manière intégrée, toutes les fonctions de gestion requises par la gestion de la vente de véhicules neufs. Il est totalement interfacé avec DMSAPV. Ces fonctions sont détaillées ci-après : 1. La gestion du référentiel du système : La gestion du référentiel du système et des tarifs intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des concessionnaires des constructeurs. • La gestion des émetteurs de véhicules (les autres agents commissionnaires pouvant envoyer des véhicules sur ordres des concessionnaires). • La gestion des clients. • La gestion des destinataires (les autres agents commissionnaires vers lesquels des véhicules peuvent être transférés sur ordre des concessionnaires). • La gestion des marques, des modèles et des options de véhicules. • La gestion des couleurs et des garnitures entrant dans la description des véhicules. • La gestion des versions de base des véhicules avec leurs options de série. • La gestion des versions prédéfinies des véhicules. Une version prédéfinie est une version comportant un certain nombre d’options additionnelles souvent demandées par la clientèle. • La gestion des banques et des agences. • La gestion des employés vendeurs de véhicules (pour l’octroi éventuel de commissions). • La gestion des wilayas. 2. La gestion des entrées pour les agents commissionnaires : La gestion des entrées pour les agents commissionnaires intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des bons de commandes. Un bon de commande peut comporter plusieurs véhicules de même version (de base, prédéfinie ou libre). Il contient l’identification et les caractéristiques de la commande, les caractéristiques et le nombre de véhicules commandés, l’identification du client ainsi que le détail des versements opérés pour cette commande. • La gestion des informations de suivi de la commande (contacts avec le concessionnaire). • La gestion des informations concernant les réponses fournies au client à propos de sa commande (contacts avec le client). • La gestion des bons de réception des véhicules commandés chez les concessionnaires ou transférés par d’autres agents commissionnaires. Un bon de réception est toujours lié à une commande. Il n’est pas possible de réceptionner des véhicules non commandés. Les bons de réception peuvent être à numéro de châssis unique ou à plusieurs numéros de châssis. • La production des listes des bons de commande et des bons de réception avec différents paramètres de sélection. 3. La gestion du stock des véhicules disponibles chez les agents commissionnaires : Les véhicules disponibles peuvent être des véhicules dans le show-room ou des véhicules destinés à des clients en attente de livraison. La gestion du stock des véhicules disponibles intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La tenue à jour du stock disponible par concessionnaire, par marque, par modèle, par version et par numéro de châssis. • L’affectation des véhicules disponibles à des commandes clients. • La saisie et la tenue à jour des versements opérés par les clients en vue d’acquérir des véhicules disponibles en stock. • La production de la liste des numéros de châssis stockés à tout moment. 4. La gestion des inventaires pour les agents commissionnaires : La procédure d’inventaire prise en charge par DMSVN est simple et efficace. Elle permet de réaliser les inventaires tournants et les inventaires de fin d’année. Les numéros de châssis des véhicules inventoriés peuvent être lus à l’aide de lecteurs de codes à barres puis chargés automatiquement par DMSVN. La gestion des inventaires intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La mise en inventaire des véhicules. Cette mise en inventaire se fait par opération d’inventaire. Chaque opération d’inventaire comporte un certain nombre de marques. Elle peut concerner un inventaire tournant ou un inventaire de fin d’année. • La production des états de comptage/recomptage. • La saisie des quantités comptées ou leur importation automatique à partir des fichiers issus des lecteurs de codes à barres. • La production des états de litiges provisoires et définitifs. • La mise à jour des stocks par les quantités comptées. • La production des états d’inventaires récapitulatifs et détaillés. 5. La gestion des sorties pour les agents commissionnaires : La gestion des sorties pour les agents commissionnaires intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des bons de livraison aux clients finaux. Ces bons de livraison peuvent être à numéro de châssis unique ou à plusieurs numéros de châssis. • La gestion des bons de transfert vers les autres agents commissionnaires. Les transferts sont faits sur ordre du concessionnaire propriétaire des véhicules. Ces bons de transfert peuvent être à numéro de châssis unique ou à plusieurs numéros de châssis. • La gestion des factures pro forma. • La gestion des factures des commissions. • La gestion des avoirs sur factures des commissions. • La production des listes des bons de livraison, des bons de transfert émis, des factures pro forma, des factures des commissions et des avoirs à tout moment et avec différents critères de sélection. • La production de l’état des commissions à tout moment et avec différents critères de sélection. 6. La gestion des tarifs pour les agents commissionnaires : La gestion des tarifs pour les agents commissionnaires intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des tarifs des options. • La gestion des tarifs des versions de base. Cinq tarifs sont gérés : TTC, ANDI, CNAC/ANSEJ, LICENCE AM et LEASING. Sont gérés dans les tarifs le taux de TVA, la taxe publique et les prix des cinq modes d’achat. • La gestion des commissions par marque, par modèle et par version de véhicule. • L’édition des tarifs et des commissions à tout moment. 7. La gestion des entrées pour les agents revendeurs : La gestion des entrées pour les agents revendeurs intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des bons de commandes. Un bon de commande peut comporter plusieurs véhicules de même version (de base, prédéfinie ou libre). Il contient l’identification et les caractéristiques de la commande, les caractéristiques et le nombre de véhicules commandés par couleur, l’identification de l’agent ou d’un client final (dans le cas de commande pour compte) ainsi que le détail des versements éventuels opérés pour cette commande. • La gestion des informations de suivi de la commande (contacts avec le concessionnaire). • La gestion des factures des concessionnaires des constructeurs. Une facture de concessionnaire comporte l’identification de la facture, l’identification de la version du véhicule, l’identification du client et peut comporter plusieurs véhicules ayant chacun son numéro de châssis, son numéro de clé, sa couleur, sa garniture, son prix facturé et sa remise. • La possibilité de consulter les lignes des factures selon différents critères de tri/sélection/recherche. • La gestion des bons de transfert reçus pour les agents multi-agences. • La production des listes des bons de commande, des factures des concessionnaires et des bons de réception à tout moment et avec différents critères de sélection. 8. La gestion du stock des véhicules des agents revendeurs : Les véhicules disponibles sont les véhicules acquis par l’agent revendeur pour son propre compte ou pour le compte de clients prédéfinis et non encore livrés. La gestion du stock des véhicules disponibles intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La tenue à jour du stock disponible par concessionnaire, par marque, par modèle, par version et par numéro de châssis. • L’affectation des véhicules disponibles à des commandes clients. • La saisie et la tenue à jour des versements opérés par les clients en vue d’acquérir des véhicules disponibles en stock. • La production de la liste des numéros de châssis stockés à tout moment. 9. La gestion des inventaires pour les agents revendeurs : La procédure d’inventaire prise en charge par DMSVN est simple et efficace. Elle permet de réaliser les inventaires tournants et les inventaires de fin d’année. Les numéros de châssis des véhicules inventoriés peuvent être lus à l’aide de lecteurs de codes à barres puis chargés automatiquement par DMSVN. La gestion des inventaires intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La mise en inventaire des véhicules. Cette mise en inventaire se fait par opération d’inventaire. Chaque opération d’inventaire comporte un certain nombre de marques. Elle peut concerner un inventaire tournant ou un inventaire de fin d’année. • La production des états de comptage/recomptage. • La saisie des quantités comptées ou leur importation automatique à partir des fichiers issus des lecteurs de codes à barres. • La production des états de litiges provisoires et définitifs. • La mise à jour des stocks par les quantités comptées. • La production des états d’inventaires récapitulatifs et détaillés. 10. La gestion des sorties pour les agents revendeurs : La gestion des sorties pour les agents revendeurs intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des bons de livraison aux clients finaux. Ces bons de livraison peuvent être à numéro de châssis unique ou à plusieurs numéros de châssis. • La gestion des factures clients. Une facture client contient un bon de livraison. • La gestion des factures pro forma. • La gestion des avoirs sur factures clients. Un avoir peut être partiel ou global. Un avoir global fait retourner le véhicule concerné en stock. • La gestion des bons de transfert émis pour les agents multi-agences. • La production des listes des bons de livraison, des factures clients, des factures pro forma, des avoirs et des bons de transfert émis à tout moment et avec différents critères de sélection. 11. La gestion des tarifs pour les agents revendeurs : La gestion des tarifs pour les agents revendeurs intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des tarifs des options. • La gestion des tarifs des versions de base. cinq tarifs sont gérés : TTC, ANDI, CNAC/ANSEJ, LICENCE AM et LEASING. Sont gérés dans les tarifs le taux de TVA, la taxe publique et les prix des cinq modes d’achat. • L’édition des tarifs à tout moment. 1. L’administration du système et la gestion de la sécurité : DMSVN, en tant que module du DMS, peut fonctionner selon différents modes opératoires. Pour cela, il dispose d’un ensemble d’outils permettant de fixer les paramètres de configuration les plus adaptés à chaque client. La clôture/ouverture annuelle est automatique. Elle vérifie que toutes les opérations de l’année qui se termine ont été correctement achevées. Ce module est également doté d’un outil de sauvegarde de la base de données. Cette sauvegarde peut être effectuée manuellement. Si la sauvegarde manuelle n’est pas faite, le système prend la relève et opère des sauvegardes périodiques de la base de données de manière automatique. La sécurité de la base de données est gérée à deux niveaux. Au premier niveau, la base de données est protégée par un mot de passe qui fait que les données ne peuvent être altérées que via DMSVN qui leur assure une cohérence totale. Il est impossible d’accéder à la base de données à l’aide des logiciels de manipulation des données du marché. Au deuxième niveau, les utilisateurs autorisés à accéder à la base de données via DMSVN sont identifiés par des noms et des mots de passe. Chacun de ces utilisateurs ne pourra voir, éditer sur papier ou altérer que les informations pour lesquelles il a été dûment autorisé par l’administrateur du système. B. Présentation du module DMSAPV : (Dealer Management System pour la gestion de l’après-vente) DMSAPV est un module standard de gestion des ateliers de maintenance, de la garantie et des compagnes de rappel. Il gère plusieurs ateliers. Chaque atelier peut comporter plusieurs équipes de travail. Chaque équipe se compose de plusieurs compagnons ayant différentes spécialités et différents taux d’heures productives. Il dispose des interfaces adéquates pour communiquer avec les autres logiciels de son environnement (DMSPR, DMSVN, Documentation constructeur, comptabilité, etc.). Ces interfaces peuvent être étendues selon les besoins de fonctionnement. DMSAPV prend en charge, de manière intégrée, toutes les fonctions de gestion d’une unité disposant de plusieurs ateliers de maintenance. Ces fonctions sont détaillées ci-après : 1. La réception des clients : La gestion de la réception des clients intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des informations des clients. Les clients créés dans DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des informations des véhicules. Les véhicules livrés par DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • L’octroi de rendez-vous pour les clients. • L’édition de la réception à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 2. La gestion des estimations : Une estimation de travaux est définie comme étant une évaluation succincte du coût d’une réparation sans démontage ni utilisation d’équipements spécialisés de diagnostic. Elle est réalisée gratuitement et sur simple demande du client. Elle n’engage pas le réparateur. La gestion des estimations prend en charge les fonctions suivantes : • La gestion des informations des clients. Les clients créés dans DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des informations des véhicules. Les véhicules livrés par DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des forfaits estimés. • La gestion des opérations de maintenance (main-d’œuvre) estimées. • La gestion des pièces de rechange estimées. • La gestion des travaux à l’extérieur (sous-traitance) estimés. • Le calcul des montants intermédiaires et du montant global à payer. • La production de l’estimation sous forme d’une facture pro forma. • L’édition de l’estimation à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 3. La gestion des devis : Un devis est défini comme étant une évaluation détaillée et précise du coût d’une réparation avec démontage si nécessaire, utilisation des équipements spécialisés de diagnostic, etc. Le devis est payant. Il engage le réparateur c’est-à-dire que si le client décide de faire exécuter le contenu du devis, il ne paierait que le montant du devis. La gestion des devis intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des informations des clients. Les clients créés dans DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des informations des véhicules. Les véhicules livrés par DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des pièces de rechange utilisées (en démontant certaines pièces peuvent nécessiter un remplacement). • La gestion des travaux extérieurs réalisés (en démontant certaines pièces peuvent nécessiter de la sous-traitance pour les rendre réutilisables). • La récupération automatique des opérations de maintenance réalisées (main-d’œuvre) à partir des cartons de pointage. • La gestion des opérations de maintenance prévues (opérations à réaliser si le devis venait à être exécuté). • La gestion des forfaits prévus (forfaits que le client a décidé de prévoir dans le devis). • La gestion des pièces de rechange prévues (pièces de rechange à utiliser si le devis venait à être exécuté). • La gestion des travaux extérieurs prévus (sous-traitance). • Le traitement des réservations/libérations des pièces de rechange prévues et des arrhes y afférentes (les pièces de rechange prévues pour un devis peuvent être réservées jusqu’à une date-butoir à spécifier lors de la réservation). • Le calcul des montants intermédiaires et du montant global à payer dans le cadre de l’établissement du devis. • Le calcul des montants intermédiaires et du montant global à payer si le contenu du devis venait à être exécuté. • La production du devis sous forme de facture pro forma. • L’identification automatique des actes couverts par la garantie (main-d’œuvre et pièces de rechange). • L’édition du devis à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 4. La gestion des services rapides : Les services rapides prennent en charge les opérations de maintenance qui ne nécessitent pas que le véhicule reste pendant longtemps à l’atelier. Les cas typiques sont la vidange, le changement de plaquettes de freins, la soudure des pots et tuyaux d’échappement, etc. La gestion des services rapides intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des informations des clients. Les clients créés dans DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des informations des véhicules. Les véhicules livrés par DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des travaux demandés par le client. • La gestion des forfaits. • La gestion des pièces de rechange utilisées. • La récupération automatique des opérations de maintenance réalisées (main-d’œuvre) à partir des cartons de pointage. • La gestion des travaux extérieurs réalisés. • Le calcul des montants intermédiaires et du montant global à payer. • La gestion de la livraison du véhicule (observation particulière, remarques du client, prochaine révision, etc.) • L’édition du service rapide à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 5. La gestion des ordres de réparation : Les ordres de réparation permettent de prendre en charge les opérations de maintenance qui nécessitent que le véhicule reste pendant longtemps à l’atelier. La gestion des ordres de réparation intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des informations des clients. Les clients créés dans DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des informations des véhicules. Les véhicules livrés par DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des informations du véhicule liées à la garantie. • L’enregistrement de l’état du véhicule lors de sa réception en atelier. • La gestion des travaux demandés par le client de manière formalisée ou non. • L’enregistrement de l’avance éventuelle versée. • La gestion des forfaits. • La gestion des pièces de rechange utilisées. • La récupération automatique des opérations de maintenance réalisées (main-d’œuvre) à partir des cartons de pointage. • La gestion des travaux extérieurs réalisés. • Le calcul des montants intermédiaires et du montant global à payer. • L’édition de l’ordre de réparation à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 6. La gestion des cartons de pointage : Les cartons de pointage contiennent, pour chaque compagnon et chaque jour, la liste des temps passés par code ventilation et par numéro de service rapide, de devis ou d’ordre de réparation selon le cas. Si le code ventilation ne concerne pas un travail productif, il faut le lier à un code cession atelier qui peut être accordée ou non. Un code ventilation peut être détaillé par opération de maintenance au sens du barème des temps. Il peut être à facturer ou non et rémunéré ou non. La gestion des cartons de pointage intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La saisie des cartons de pointage par jour et par compagnon. • La saisie du détail des codes ventilations par opération de maintenance. • Le filtrage avec différents critères du contenu de la grille de saisie à des fins de recherche/consultation. • L’édition du contenu des cartons de pointage à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. Ce contenu concerne une journée et/ou un compagnon à spécifier lors de l’édition. 7. La gestion du contrôle qualité réparation : Tout travail réalisé en atelier subit à la fin un contrôle qualité réparation qui permet de s’assurer que tous les travaux demandés par le client ont été correctement réalisés et que le véhicule est dans un état livrable au client. Ce contrôle permet de passer une check-list d’éléments à vérifier. C’est la signature de ce document par le contrôleur concerné qui le rend prêt à être facturé. Lorsque le contrôleur signe le contrôle qualité réparation, le système réalise les vérifications suivantes : 1. Toutes les opérations de maintenance initiées au niveau des cartons de pointages pour le compte du dossier ont bien été terminées (heure fin enregistrée). 2. Toutes les pièces de rechange déstockées par le magasin pour le compte du dossier concerné sont bien dans ce dossier. 3. Toutes les pièces de rechange prévues par les forfaits du dossier ont bien été déstockées par le magasin pour le compte du dossier concerné. 4. Toutes les opérations de maintenance prévues par les forfaits du dossier figurent dans les cartons de pointage pour le compte du dossier concerné. 5. Toutes les pièces de rechange prévues par les demandes d’accord de garantie du dossier ont bien été déstockées par le magasin pour le compte du dossier concerné. 6. Toutes les opérations de maintenance prévues par les demandes d’accord de garantie du dossier figurent dans les cartons de pointage pour le compte du dossier concerné. 7. tous les travaux à l’extérieur réalisés pour le compte du dossier ont bien été versés dans le dossier. Sont notés également sur ce document le nom du compagnon qui a expliqué les travaux au client et les observations éventuelles du client. La gestion du contrôle qualité réparation intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • Le rappel automatique du document contenant le travail à contrôler (devis, service rapide ou ordre de réparation). • La gestion de la check-list de contrôle. • L’enregistrement du contrôleur, du compagnon ayant expliqué les travaux au client ainsi que les observations éventuelles du client. • L’édition du contrôle qualité réparation à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 8. La gestion des fiches de retouche/retour : Les fiches de retouche/retour sont des fiches qui contiennent les travaux à reprendre suite à un contrôle qualité réparation ou suite à un retour client. La gestion des fiches de retouche/retour intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • L’identification de la demande de travaux concernée par la fiche de retouche/retour (la demande de travaux permet de connaître le client, le véhicule, le compagnon défaillant, etc.) • La gestion des travaux à reprendre. • L’analyse des causes des retours client ou des retouches. • L’édition des fiches de retouche/retour à l’écran ou sur papier et leur exportation selon différents formats de fichiers. 9. La gestion des demandes d’accord de garantie : Tout travail réalisé dans le cadre de la garantie est soumis à un accord préalable du constructeur. Cet accord peut être obtenu suite à une demande d’accord de garantie. La gestion des demandes d’accord de garantie intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des informations du véhicule. Les véhicules livrés par DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des informations du client. Les clients créés dans DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • La gestion des opérations de maintenance prévues pour la remise du véhicule en bon état. • La gestion des pièces de rechanges prévues pour la remise du véhicule en bon état. • La gestion des réservations/libérations des pièces de rechange avec une date-butoir pour la réservation. • La gestion des informations de la réponse concernant la demande d’accord de garantie (Concessionnaire ayant répondu, le nom et le numéro de téléphone du contact chez le concessionnaire ayant décidé à propos de la demande, numéro et date de l’accord, etc.) • Le calcul automatique des montants intermédiaires et du montant total de la demande d’accord de garantie. • L’édition de la demande d’accord de garantie à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 10. La gestion des compagnes de rappel : Tout nouveau modèle de véhicule comporte de nouveaux composants technologiques. Bien que bien testés en laboratoires et sur les prototypes, ces composants ont souvent un comportement inattendu sur le terrain et créent de sérieux problèmes pour le constructeur. Lorsqu’une défaillance technique est décelée sur un modèle quelconque, une compagne de rappel est déclenchée. La compagne de rappel est identifiée par un nom et concerne un certain nombre de numéro de châssis. Elle consiste à réaliser sur chacun de ces numéros de châssis un ensemble d’opérations de maintenance couvertes d’office par la garantie. La gestion des compagnes de rappel intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La création et la tenue à jour des compagnes de rappel. • La saisie des numéros de châssis concernés par la compagne. • L’importation automatique des compagnes de rappels et des numéros de châssis concernés par chacune d’elles. • L’envoi d’alertes à l’utilisateur chaque fois qu’un numéro de châssis non encore traité est manipulé par le système (réception, estimations, devis, ordre de réparation, facturation, avoir sur facture, etc.) • L’enregistrement du traitement d’un numéro de châssis donné traité dans le cadre d’une compagne de rappel donné (cet enregistrement arrête l’envoi de l’alerte pour le numéro de châssis et la compagne de rappel concernés). • L’édition de la compagne de rappel avec ses numéros de châssis à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 11. La gestion de la facturation et des avoirs sur factures : Trois types de facturation sont gérés par le système : facturation externe, facturation interne et facturation de garantie. Chaque demande de travaux peut être facturée totalement selon l’un de ces types de facturation. Sa facturation peut être répartie entre ces trois types (une partie de la demande de travaux facturée au client externe, une autre partie à la garantie et une troisième partie à un client interne). La gestion de la facturation intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La pré-facturation partielle ou totale d’une demande de travaux. • La gestion des éléments constitutifs de la pré-facture (forfaits, main-d’œuvre, pièces de rechange et travaux à l’extérieur). • Le calcul automatique des différents montants de la pré-facture y compris le montant du timbre si le paiement est en espèces. • L’enregistrement et la tenue à jour des informations de règlement. • La validation de la pré-facture pour la rendre facture officielle. • L’édition de la facture à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. • L’établissement d’avoirs sur factures comportant une partie ou la totalité des éléments facturés. Un avoir est lié à une facture et ne peut pas comporter plus que les éléments facturés. • L’édition de l’avoir sur facture à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 12. La gestion des barèmes des temps : Chaque constructeur dispose d’un barème des temps pour toutes les opérations de maintenance réalisables sur les véhicules qu’il produit. Il est possible de gérer un barème des temps non lié à un constructeur donné. La gestion des barèmes des temps intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La saisie et la tenue à jour des barèmes des temps de chaque constructeur. • L’édition des barèmes des temps à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. • L’importation automatique des barèmes des temps à partir des supports fournis par les constructeurs. 13. La gestion des forfaits : Un forfait est défini comme étant un ensemble d’opérations de maintenance et de pièces de rechange vendu comme un ensemble unique à un prix forfaitaire. Un forfait est ouvert pour une période donnée et un nombre d’opérations donné. Le système émet une première alerte lorsque le taux de consommation du forfait atteint un premier niveau. Il émet une deuxième alerte lorsque le taux de consommation du forfait atteint un deuxième niveau. Les niveaux des alertes sont fixés pour chaque alerte de façon personnalisée. La gestion des forfaits intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La saisie et la tenue à jour des forfaits pour chaque marque et chaque modèle de véhicule (période, nombre d’opérations ouvertes, niveau d’alerte, etc.) • La gestion de la liste des opérations de maintenance du forfait. • La gestion de la liste des pièces de rechange du forfait. • La fourniture des éléments de comparaison entre les prix du forfait et les prix de vente au détail. • L’édition du forfait à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 14. La gestion des clients : Il existe trois types de client. Les clients externes, les clients internes et les clients de garantie. Chaque client dispose d’un taux de remise pour la main-d’œuvre et un taux de remise pour la pièce de rechange. Il dispose également d’un compte analytique. Il peut être soumis ou non à la TVA, soumis ou non au timbre et bloqué ou non (il n’est pas possible de réaliser des travaux pour un client bloqué). La gestion des clients intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La saisie et la tenue à jour des informations de chaque client. Les clients créés dans DMSVN peuvent être importés automatiquement lorsque DMSVN est exploité. • L’édition de la liste des clients à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats de fichiers. 15. La gestion des sous-traitants : Les sous-traitants sont les entreprises et les personnes physiques chez qui sont sous-traitées des opérations de maintenance non prises en charge par l’atelier. Un sous-traitant peut être bloqué. 16. La gestion des tarifs : Le système permet de gérer autant de tarifs que nécessaires. La gestion des tarifs permet la saisie et la tenue à jour de la liste des tarifs. Elle permet également l’édition de cette liste à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats. 17. La gestion du budget : Le système permet d’établir un budget par mois en terme d’heures de travail prévues soit globalement soit tarif par tarif. Il est supporté jusqu’à sept tarifs différents pour le budget par tarif. Un assistant permet d’établir le budget en quelques clics de souris. 18. La gestion des bons de sortie de pièces : Le système permet de saisir les bons de sortie de pièces qui représentent des demandes de pièces émises vers le magasin de pièces de rechanges. Ces bons de sortie de pièces peuvent comporter des articles gérés et des articles non gérés dans le module DMSPR. En cas de nécessité, ces bons peuvent être soldés d’autorité. Un système de messagerie permet au module DMSAPV d’informer le module DMSPR des bons de sortir de pièces qui attendent d’être traités. 19. La gestion du référentiel : Le référentiel est composé de l’ensemble des tables de référence nécessaires au fonctionnement du système (table des filiales, des marques, des ateliers, des équipes, des compagnons, des modèles de véhicules, etc.). Cette gestion intègre la constitution et la tenue à jour de chaque table ainsi que son édition à l’écran ou sur papier et son exportation selon différents formats. 20. L’administration du système et la gestion de la sécurité : DMSAPV, en tant que module standard, peut fonctionner selon différents modes opératoires. Pour cela, il dispose d’un ensemble d’outils permettant de fixer les paramètres de configuration les plus adaptés à chaque magasin. La clôture/ouverture annuelle est automatique. Elle vérifie que toutes les opérations de l’année qui se termine ont été correctement achevées. Ce module est également doté d’un outil de sauvegarde de la base de données. Cette sauvegarde peut être effectuée manuellement. Si la sauvegarde manuelle n’est pas faite, le système prend la relève et opère des sauvegardes périodiques de la base de données de manière automatique. La sécurité de la base de données est gérée à deux niveaux. Au premier niveau, la base de données est protégée par un mot de passe qui fait que les données ne peuvent être altérées que via DMSAPV qui leur assure une cohérence totale. Il est impossible d’accéder à la base de données à l’aide des logiciels de manipulation des données du marché. Au deuxième niveau, les utilisateurs autorisés à accéder à la base de données via DMSAPV sont identifiés par des noms et des mots de passe. Chacun de ces utilisateurs ne pourra voir, éditer sur papier ou altérer que les informations pour lesquelles il a été dûment autorisé par l’administrateur du système. C. Présentation de DMSPR : (Dealer Management System pour la gestion des pièces de rechange) DMSPR est le module de gestion des pièces de rechange du DMS. Il gère plusieurs marques à l’intérieur du même magasin et permet des achats de pièces de différentes marques chez différents fournisseurs libellant leurs factures en différentes monnaies. La conversion de ces monnaies en dinar et entièrement automatique. DMSPR prend en charge, de manière intégrée, toutes les fonctions de gestion d’un magasin. Il est totalement interfacé avec DMSAPV et ne peut pas fonctionner de manière séparée. Ces fonctions sont détaillées ci-après : 2. La gestion de la nomenclature et des tarifs : La gestion de la nomenclature et des tarifs intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion de la nomenclature des pièces de chaque constructeur. • La gestion des marques. • La gestion des catégories de marque. • La gestion du fichier « articles gérés » et du fichier stocks. • La gestion des tarifs de vente : trois prix de vente sont possibles : détail, gros et spécial. • La gestion des prix de revient est entièrement automatique pour une bonne valorisation des stocks. • La gestion des remplacements de références (virements). • La gestion des adaptations entre références de même marque ou de marques différentes. • La consultation des stocks en utilisant les liens (remplacements et adaptations) définis entre les références. 3. La gestion des entrées : Les pièces entrant au magasin peuvent provenir d’un achat à l’extérieur ou d’un transfert provenant d’un autre magasin de l’entreprise. Pour les achats opérés à l’extérieur de l’entreprise, la gestion des entrées intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des fournisseurs. • La gestion des catégories de fournisseurs. • La gestion des commandes fournisseurs avec mise à jour automatique lors des réceptions. • La gestion des factures fournisseurs isolées ou faisant partie d’un dossier d’achat. • La gestion des dossiers d’achat (frais d’approche communs à plusieurs factures fournisseurs). • La gestion des réceptions avec calculs automatiques des prix et traitement des litiges éventuels de réception. • Le traitement des entrées en stock avec calculs automatiques des prix de revient moyens pondérés et éventuellement les prix de ventes. • La gestion des retours aux fournisseurs. • La gestion des bons de régulation des litiges de réception antérieurs. Pour les transferts provenant d’autres magasins de l’entreprise, la gestion des entrées intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des structures émettrices (les autres centres de stockage). • La gestion des bons de transfert reçus pour les agences multi-agences. Les lignes de ces bons peuvent être chargées automatiquement à partir de fichiers émis par les agences émettrices. • La gestion des réceptions avec traitement des litiges éventuels de réception. • Le traitement des entrées en stock avec calculs automatiques des prix de revient moyens pondérés et éventuellement les prix de ventes. Pour l’ensemble des entrées en stocks, la gestion des entrées intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La possibilité de consulter les entrées selon différents critères de tri/sélection/recherche. • La production des états de gestion courants concernant les entrées. 4. La gestion des sorties : Les sorties de pièces peuvent être des ventes à la clientèle, des transferts vers d’autres magasins de l’entreprise ou des sorties pour consommation par les services de l’entreprise. Pour les ventes à la clientèle, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des clients. • La gestion des catégories de clients. • La gestion des opérations de ramassage des pièces à livrer. • La gestion des livraisons et de la facturation. • La gestion des avoirs sur factures clients. Pour les transferts vers les autres magasins de l’entreprise, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des structures destinataires. • La gestion des opérations de ramassage des pièces à transférer. • La gestion des livraisons et des bons de transfert. Les lignes des bons de transfert émis peuvent être exportées vers des fichiers à transmettre vers le destinataire pour qu’il puisse les charger de manière automatique. • La gestion des retours de transferts. Pour les sorties pour consommation, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La gestion des services consommateurs. • La gestion des opérations de ramassage des pièces à consommer. • La gestion des livraisons et des bons de consommations. Un bon de consommation concerne toujours un dossier de réparation de DMSAPV. Les pièces de rechange consommées pour le compte d’un dossier de réparation sont automatiquement logées dans ce dossier. Les lignes des bons de consommation peuvent être importées de manière automatique à partir des bons de sortie de pièces de DMSAPV. Un système de messagerie permet à DMSAPV d’informer DMSPR des bons de consommation prêts à être livrés. • La gestion des retours de consommations. Les retours de consommation provoquent le retour des pièces de rechange concernées du dossier vers le stock. Pour l’ensemble des sorties de stocks, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La possibilité de consulter les sorties selon différents critères de tri/sélection/recherche. • La production des états de gestion courants concernant les sorties. 5. La gestion des inventaires : La procédure d’inventaire prise en charge par DMSPR est simple et efficace. Elle autorise le déroulement des opérations d’entrées/sorties pour les pièces qui sont en cours d’inventaire. Les réajustements nécessaires pour éviter les litiges fictifs sont entièrement automatiques. Les codes articles des pièces inventoriées peuvent être lus à l’aide de lecteurs de codes à barres puis chargés automatiquement par DMSPR. La gestion des inventaires intègre la prise en charge des fonctions suivantes : • La mise en inventaire des pièces. Cette mise en inventaire se fait par marque pour les inventaires de fin d’année et par opération d’inventaire pour les inventaires tournants. • La production des états de comptage/recomptage. • La saisie des quantités comptées ou leur importation à partir des fichiers issus des lecteurs de codes à barres. • La production des états de litiges provisoires et définitifs. • La mise à jour des stocks par les quantités comptées. • La production des états d’inventaires récapitulatifs et détaillés. 6. L’administration du système et la gestion de la sécurité : DMSPR, en tant que module du DMS, peut fonctionner selon différents modes opératoires. Pour cela, il dispose d’un ensemble d’outils permettant de fixer les paramètres de configuration les plus adaptés à chaque magasin. La clôture/ouverture annuelle est automatique. Elle vérifie que toutes les opérations de l’année qui se termine ont été correctement achevées. Ce module est également doté d’un outil de sauvegarde de la base de données. Cette sauvegarde peut être effectuée manuellement. Si la sauvegarde manuelle n’est pas faite, le système prend la relève et opère des sauvegardes périodiques de la base de données de manière automatique. La sécurité de la base de données est gérée à deux niveaux. Au premier niveau, la base de données est protégée par un mot de passe qui fait que les données ne peuvent être altérées que via DMSPR qui leur assure une cohérence totale. Il est impossible d’accéder à la base de données à l’aide des logiciels de manipulation des données du marché. Au deuxième niveau, les utilisateurs autorisés à accéder à la base de données via DMSPR sont identifiés par des noms et des mots de passe. Chacun de ces utilisateurs ne pourra voir, éditer sur papier ou altérer que les informations pour lesquelles il a été dûment autorisé par l’administrateur du système. D. Principales références : Les principales références actuelles du DMS sont :  Pro’s Auto : Agent Ford - Sebala – Draria – Alger.  RTM : Agent Elsecom et Kia - Chelghoum Laïd - Mila  SNC Frères Mostefaoui : Agent Kia - Chlef.  Sarl Frères Mostefaoui : Agent Suzuki - Chlef.  Sarl L&M Services Auto : Agent Kia, Suzuki et Ford - Akbou  Ets Reghioua : Agent Suzuki et Daewoo - Annaba  STMS : Agent Kia - Guelma  Ets Saihi : Agent KIA – Khenchela  Akbou Auto : Agent Kia, Suzuki et Ford (Akbou, Béjaia er Bouira)  Sarl L2M Services Automobile : Agent Suzuki et Ford - Bejaïa  Guerfa Auto : Agent KIA et Great Wall – Annaba  MMDI : Importateur exclusif de scooters et cycles Peugeot – ALGER Validé par le groupe ELSECOM : validation fonctionnelle par les gestionnaires et technique par les informaticiens du groupe. Validé par DMAA – SCANIA ALGERIE Pour ses agents dont déjà installés :  Sarl Hako BMRS : Agent Scania – Batna  Jade Auto : Agent Scania – Tizi-Ouzou  Sarl ATEFI : Agent Scania – Mascara En cous de validation par le groupe SIAD pour ses succursales et ses agents importants. E. Spécifications techniques : Tous les modules du DMS sont interfacés entre eux de manière automatique et transparente pour l’utilisateur. Ils peuvent tourner en réseau local ou en monoposte sur toutes les versions récentes 32 bits et 64 bits de Windows (de Windows XP à Windows 11 y compris les gestionnaires de réseau : Windows 2000 Serveur, Windows 2003 Serveur, Windows 2008 Serveur et Windows 2012 Serveur). Ils ont été réalisés avec les outils de Microsoft et de ses partenaires ce qui leur assure une pérennité certaine. Le coût d’acquisition de chaque module couvre les prestations suivantes : 1. La licence d’exploitation du module pour une durée illimitée. 2. L’installation du module sur l’ordinateur du client (serveur et/ou poste(s) de travail). 3. La personnalisation du bon de livraison, de la facture, de la facture pro forma et de la commande fournisseur compte tenu des pré-imprimés éventuels du client. 4. Une garantie sans limite dans le temps contre les erreurs de programmation. 5. En cas de mise en réseau, le nombre de postes du réseau est illimité. 6. Trois jours de formation à l’utilisation du module concerné. 7. L’assistance téléphonique pour la première année d’exploitation. 8. Le manuel électronique en ligne. Avis importants : 1. Ceux intéressés par l’un de nos logiciels peuvent demander une démonstration grandeur nature dans leurs locaux de travail sans aucun engagement de leur part. 2. Nos logiciels sont garantis contre les erreurs de programmation et les malfaçons sans limite dans le temps.